Kako izgled kancelarije komunicira kulturu kompanije

Ukratko: Izgled kancelarije komunicira kulturu, ali ne onako kako se obično misli: terensko istraživanje je pokazalo da otvoren prostor smanjuje razgovore uživo i povećava e-mail i poruke, suprotno pretpostavci da sam po sebi gradi saradnju. Ono što je dosljedno povezano sa zadovoljstvom zaposlenih jeste zvučna privatnost i izbor gdje raditi, ne stil enterijera. Savjeti na kraju su naša preporuka.

Stari pristup ovoj temi polazio je od toga da otvoren prostor poručuje saradnju i transparentnost, a zatvoreni uredi hijerarhiju i formalnost. Ta podjela zvuči logično, ali rijetko je neko stvarno mjerio šta se dešava kad firma zidove ukloni. Ovaj vodič je za menadžere, office menadžere i HR u firmama u BiH koji odlučuju o rasporedu kancelarije: šta je od ovoga stvarno izmjereno, šta je dobro potkrijepljeno i šta je uglavnom stil i poruka bez testiranog efekta na saradnju. Više tekstova o kulturi kompanije je u temi Organizacijska kultura.

Da li otvoren prostor zaista znači više saradnje?

Najdirektniji odgovor dao je terenski eksperiment Ethana Bernsteina i Stephena Turbana (Philosophical Transactions of the Royal Society B, 2018.). Istraživali su dva sjedišta velikih kompanija s liste Fortune 500 (autori ih zovu OpenCo1 i OpenCo2, imena nisu objavljena) u trenutku kad su prelazila s pregrada na otvoren raspored. Zaposleni su nosili elektronske značke koje su mjerile da li su dvoje ljudi licem u lice, da li naizmjenično govore i koliko su blizu, ne i o čemu razgovaraju; e-mail i interne poruke mjereni su iz servera firme. Više o tome je u temi Komunikacija na poslu.

Šta su brojke pokazale

Rezultat je suprotan uobičajenoj pretpostavci: u obje firme je lična, licem u lice interakcija opala za otprilike 70%, a elektronska komunikacija je porasla. U prvoj firmi (52 zaposlena, mjereno 15 radnih dana prije i 15 poslije selidbe) vrijeme provedeno u razgovoru licem u lice palo je za 72%, a broj poslatih e-mailova porastao je 56%, primljenih 20%, markiranih u kopiji 41%, poruka u internom čatu 67%. U drugoj firmi (100 zaposlenih na jednom spratu, 1.830 parova kolega koji su međusobno komunicirali) pad lične interakcije iznosio je od 67% do 71%, a e-mail je porastao između 22% i 50%. Autori to objašnjavaju time da ljudi u otvorenom prostoru traže privatnost na drugi način: umjesto da progovore naglas pored kolega, pošalju e-mail ili poruku.

Važno je reći na čemu je ovo mjereno: dva velika korporativna sjedišta, zaposleni koji su dobrovoljno pristali da nose značke, prije i poslije jedne konkretne selidbe, ne stotine firmi različite veličine. Istraživanje ne kaže da je saradnja uopšte nestala, nego da se, kad nestanu zidovi, dio razgovora uživo seli na e-mail i poruke, ne nužno uz dobitak. Za manje firme u BiH, gdje je cijeli sprat često jedan ili dva odjela, obrazac ne mora biti identičan, ali pretpostavka da će uklanjanje zidova samo po sebi povećati razgovor uživo prestaje biti sigurna.

Šta najviše smeta ljudima u kancelariji

Druga strana priče je šta ljudima u kancelariji najviše smeta, bez obzira na tip prostora. Jungsoo Kim i Richard de Dear su u istraživanju objavljenom 2013. (Journal of Environmental Psychology) analizirali 42.764 odgovora iz 303 poslovne zgrade u SAD-u, Finskoj, Kanadi i Australiji (baza Centra za izgrađeno okruženje Univerziteta Kalifornije u Berkeleyju; podataka iz BiH u toj bazi nema). Mjerili su zadovoljstvo vlastitim radnim prostorom, ne zadovoljstvo poslom ni produktivnost, u pet vrsta kancelarije koju su ispitanici sami označili u anketi, od zatvorene kancelarije za jednu osobu do otvorenog prostora bez pregrada.

Najviše nezadovoljnih bilo je zvučnom privatnošću, koliko drugi čuju vaše razgovore i vi njihove: 59% u radnim boksovima s visokim pregradama, 58% s niskim pregradama i 49% u otvorenom prostoru bez pregrada ili s malo njih, dakle nezadovoljstvo postoji svuda, ne samo u otvorenom prostoru. Sa ukupnim zadovoljstvom radnim prostorom najjače je bilo povezano zadovoljstvo količinom prostora za rad i odlaganje stvari, u svih pet vrsta kancelarije. Lakoćom komunikacije s kolegama bilo je nezadovoljno malo ljudi, najviše 8%, u svim vrstama kancelarije: ljudi u otvorenom prostoru njome nisu bili zadovoljniji od onih u zatvorenim kancelarijama, a ono što je zadovoljstvo komunikacijom dodavalo ukupnom utisku bilo je manje od onoga što su oduzimali buka i manjak privatnosti.

Šta zaista pomaže: izbor, kontrola i tišina

Dosljedniji odgovor na pitanje šta pomaže dolazi iz pregleda takozvanog aktivnosno zasnovanog rada (activity-based working), gdje zaposleni sami biraju gdje će raditi zavisno od zadatka: mjesto za poziv, mjesto za koncentraciju, mjesto za razgovor s timom. Lina Engelen i saradnici su u sistematskom pregledu iz 2018. (Building Research and Information), na osnovu 17 studija s ukupno 36.039 učesnika (pojedinačni uzorci od 12 do 11.799 ljudi, pretraga osam baza u septembru 2016.), našli da je takav raspored povezan s boljom interakcijom, komunikacijom, osjećajem kontrole nad vremenom i prostorom i zadovoljstvom prostorom, ali je nepovoljan za koncentraciju i privatnost; dokazi o fizičkom i mentalnom zdravlju ostaju nejasni. Autori dodaju da je potrebno kvalitetnije istraživanje prije nego se rezultat proglasi konačnim.

Lična kontrola nad radnim mjestom izgleda posebno važna. So Young Lee i Jay Brand su u istraživanju iz 2005. (Journal of Environmental Psychology) našli da je veća lična kontrola nad fizičkim prostorom, na primjer mogućnost podešavanja namještaja, i lak pristup mjestima za sastanke povezana s većim zadovoljstvom poslom i osjećajem povezanosti u timu; uzorak sažetak ne navodi. Isto istraživanje, suprotno očekivanju autora, nije našlo da smetnje u prostoru smanjuju samoprocjenu učinka: to je nalaz o samoprocjeni, ne o izmjerenoj produktivnosti.

Naša preporuka

Prije ulaganja u izgled, riješite ono što istraživanja dosljedno povezuju sa zadovoljstvom: mjesto za pozive i povjerljive razgovore, zvučnu izolaciju gdje god je to izvodljivo i mogućnost da zaposleni, barem dio sedmice, sami biraju gdje će raditi zavisno od zadatka. To je jeftinije od renoviranja cijelog prostora, a direktno odgovara na ono što istraživanja pokazuju da najviše smeta.

Šta je uglavnom stil i brendiranje, ne dokazana kultura

Dio onoga što se obično pripisuje „kulturi kroz dizajn“ je, prema istraživačima koji se time bave, prije simbolička i estetska poruka nego testiran efekat na saradnju. Kimberly Elsbach i Beth Bechky su u pregledu iz 2007. (California Management Review) opisale tri funkcije uređenja kancelarije: instrumentalnu (na primjer lakše donošenje odluka i saradnja među grupama), simboličku (potvrđivanje individualnosti ili statusa grupe) i estetsku (željeni osjećaj prostora i pripadnost mjestu). Rad je okvir za razmišljanje o odlukama, ne izmjeren efekat uzroka i posljedice; to je naša napomena, ne nalaz istraživanja.

Biljke, prirodno svjetlo i brendirani zidovi najčešće spadaju u ovu, simboličku i estetsku kategoriju: lijepo je imati ih, a o biljkama u kancelariji već smo pisali u vodiču o dobroj radnoj atmosferi u timu. Da sam izbor boje zida ili slike mijenja saradnju ili kulturu, to niko od ovdje navedenih istraživača nije mjerio. Isto važi za pretpostavku da otvoren prostor „poručuje“ transparentnost, a zatvoreni uredi hijerarhiju: to je razumna pretpostavka o tome kako ljudi čitaju prostor, ali je rijetko mjerena, pa je ostavljamo kao našu procjenu, ne kao nalaz.

Prvi utisak kandidata i partnera

Ostaje vjerovatno da kandidat na razgovoru za posao, ili poslovni partner koji prvi put uđe u prostor, utisak dijelom gradi i na osnovu izgleda kancelarije, prije nego iko progovori. To je razumna pretpostavka, ne mjeren nalaz, i uklapa se u ono što Elsbach i Bechky zovu simboličkom funkcijom dizajna. Više o tome kako firma gradi taj utisak namjerno je u temi Employer branding.

Pregled: šta je potvrđeno, šta je naša procjena

Izvori: Bernstein i Turban 2018, Kim i de Dear 2013, Engelen i saradnici 2018, Lee i Brand 2005 i Elsbach i Bechky 2007. Opisi u tabeli su naši sažeci tih radova.

Šta ovo znači za vašu firmu

Naša preporuka, izvedena iz svega gore:

• Prije nego mijenjate raspored, odredite šta tačno želite popraviti: manje buke, više fokusa, lakši pristup kolegama ili bolji utisak na posjetioce. To su različiti problemi i traže različita rješenja.
• Obezbijedite mjesto za pozive i povjerljive razgovore, u otvorenom i u zatvorenom rasporedu podjednako.
• Ne očekujte da će samo uklanjanje zidova povećati razgovor uživo: terenski podaci pokazuju suprotno.
• Ulaganje u izgled, boje, biljke, brendirane zidove tretirajte kao poruku o identitetu firme, ne kao mjeru koja dokazano mijenja saradnju.
• Pitajte zaposlene šta im u prostoru najviše smeta, umjesto da to pretpostavljate: odgovor je često zvučna privatnost, ne nedostatak stila.

Ko u firmi obično sprovodi ovakve odluke, pogledajte u vodiču o ulozi office menadžera.