Teambuilding: kada gradi tim, a kada je samo druženje

Ukratko: Teambuilding gradi tim kad je usmjeren na stvarnu potrebu tima: uloge, ciljeve, odnose ili rješavanje problema. Metaanaliza iz 2009. nalazi umjeren ukupan učinak, najjači na odnose i procese u timu, kao što su povjerenje i komunikacija; starija nije našla značajan ukupan učinak na radne rezultate. Naša preporuka: radno vrijeme, aktivnost dostupna svima i dogovor koji se prati na poslu.

Znate tu sliku: planina, roštilj, igre, svi nasmijani i rečenica da jačamo timski duh. Sutradan na sastanku sve je kao prije. Ovaj vodič je za menadžere, vođe timova i HR stručnjake koji žele da teambuilding ostavi trag u poslu. Više tekstova o vođenju tima naći ćete u temi Upravljanje timom.

Da li teambuilding zaista djeluje?

Metaanaliza Kleina i saradnika (Small Group Research, 2009) ispitala je četiri dijela teambuildinga: postavljanje ciljeva, međuljudske odnose, rješavanje problema i razjašnjavanje uloga. Mjerili su kognitivne, afektivne i procesne ishode i radni učinak. Na osnovu 60 korelacija autori su našli umjeren pozitivan ukupan učinak na ishode tima, a najjača veza bila je s afektivnim i procesnim ishodima. Ta metaanaliza dopunjuje stariju iz 1999. s većom bazom studija i širim skupom ishoda.

Prema pregledu Shuffler i saradnika (Academy of Management Annals, 2018), afektivni ishodi su na primjer povjerenje među članovima ili samopouzdanje, a procesni koordinacija, komunikacija i prilagodljivost. Dvoje autora tog pregleda radilo je i na Kleinovoj metaanalizi. Prema istom pregledu, u toj metaanalizi teambuilding je bio djelotvorniji kad je bio usmjeren na razjašnjavanje uloga ili na postavljanje ciljeva.

Šta teambuilding ne može?

Starija metaanaliza Salasa i saradnika (Small Group Research, 1999) nije našla značajan ukupan učinak teambuildinga na radni učinak. Na objektivnim mjerama učinka postojala je statistički neznačajna sklonost padu, a na subjektivnim mala, ali statistički značajna sklonost porastu. Od četiri dijela samo je razjašnjavanje uloga češće donosilo bolji učinak.

Shuffler i saradnici upozoravaju i da se teambuilding često ocjenjuje samo po osjećajima i drugim subjektivnim reakcijama učesnika. Prema njima, to može imati veze s tim zašto uopće postoji veza teambuildinga s afektivnim ishodima, ona koja je u metaanalizi bila najjača, i zato je ponekad teško utvrditi da li je teambuilding zaista poboljšao timske procese i učinak.

Naša procjena, ne nalaz istraživanja: loša komunikacija, pasivna agresija, nejasne uloge i mikromenadžment ne nestaju kad se ljudi popnu na brdo ili se druže uz piće. Ako se neko ne osjeća kao dio tima na sastanku u ponedjeljak, neće se tako osjećati ni u adrenalinskom parku. Ni otvoren sukob neće nestati na izletu; kako ga rješavati, opisali smo u vodiču o sukobima u timu.

Druženje ili razvoj tima: u čemu je razlika?

Proslava, izlet ili zajednička večera su društveni događaji. Naša procjena je da imaju svoju vrijednost; o tome kako neformalni trenuci grade timske veze pisali smo posebno. Aktivnost za razvoj tima ima cilj vezan za posao i dogovor koji se poslije provodi.

Izvor: naše poređenje, prema pregledu Shuffler i saradnika: djelotvoran teambuilding obično prati strukturiran proces, uključuje članove tima, pojačava jedan ili više od četiri dijela i poslije ima jasan način ocjene.

Jedno ne isključuje drugo. Naša preporuka: ako radite oboje istog dana, prvo radni dio, pa druženje, i druženje ne zovite razvojem tima.

Kako izabrati aktivnost s jasnom svrhom?

Kako navode Shuffler i saradnici, Klein i saradnici naglašavaju da teambuilding mora biti usmjeren na ono što timu treba za dobar rad: ako je to povjerenje, aktivnost treba graditi povjerenje, a naučeno treba primijeniti u poslu koji tim radi. Među osobinama djelotvornih intervencija za razvoj tima isti pregled navodi stvarnu potrebu tima i aktivno učešće članova.

Izvor: opisi u srednjoj koloni prema pregledu Shuffler i saradnika (2018). Kolona „Kada ga birati“ je naša. Prema istom pregledu, koji se tu poziva na stariji pregled Tannenbauma i saradnika (1992), dijelovi najviše djeluju kad se kombinuju.

Koji oblik rada djeluje?

Metaanaliza McEwana i saradnika (PLOS ONE, 2017) obuhvatila je 72 intervencije obuke za timski rad iz 51 rada, sve s kontrolnom grupom i ukupno 8.439 učesnika, iz zdravstva, fakulteta, vojske, avijacije i laboratorijskih eksperimenata. Iz firmi je bilo malo podataka: jedna intervencija za timski rad (s učinkom koji nije bio statistički značajan) i tri za rezultate tima, a 25 od 45 intervencija za rezultate tima bili su laboratorijski eksperimenti. To nije metaanaliza teambuildinga u smislu izleta, nego obuke za timski rad: predavanja, radionice, simulacije i timski pregledi. Obuka je imala srednje velik pozitivan učinak i na timski rad i na rezultate tima. Predavanja o timskom radu nisu značajno poboljšala sam timski rad, a radionice, simulacije zadataka i timski pregledi tokom stvarnog rada jesu (na rezultate tima djelovala su i predavanja). Na timski rad djelovala je obuka koja je obuhvatala bar dvije od četiri dimenzije timskog rada (priprema, izvršenje, osvrt, međuljudski odnosi), a ne samo jednu.

Kojim redom izabrati i pripremiti aktivnost?

Naša preporuka za izbor i pripremu:

1. Imenujte problem jednom rečenicom. Na primjer: „Rokovi se probijaju jer niko ne zna ko odobrava ponudu.“
2. Pitajte tim. Kratka anonimna anketa: šta nam najviše otežava zajednički rad i šta bi trebalo promijeniti.
3. Izaberite jedan ili više dijelova iz tabele i oblik u kojem se radi, a ne samo sluša: radionicu, stvaran slučaj iz posla ili simulaciju zadatka.
4. Odredite ko vodi. Ako je problem u odnosu tima i menadžera, neka vodi neko izvan tima.
5. Pošaljite cilj unaprijed i u dnevnom redu odvojite radni dio od druženja.
6. Dogovorite pravila razgovora: govori se o načinu rada, ne o osobama, i niko ne snosi posljedice zbog onoga što je otvoreno rekao.

Slično pravilo Shuffler i saradnici navode za timski osvrt: mora biti proveden u sigurnom okruženju, bez straha od posljedica ili odmazde.

Kako dogovor prenijeti u svakodnevni rad?

Timski duh ne nastaje za jedan dan i ne nastaje tamo gdje svi zaborave posao. Gradi se svaki dan, upravo tamo gdje posao jeste, kao sistem odnosa: povjerenje da vas kolega neće ostaviti samog, sigurnost da kažete šta mislite bez straha, spremnost da se podijele i zasluge i greške. To je naša procjena.

Sigurnost da se kaže šta se misli istraživanja zovu psihološkom sigurnošću. Edmondson (Administrative Science Quarterly, 1999) definisala ju je kao zajedničko uvjerenje članova da je u timu sigurno preuzeti međuljudski rizik. U 51 radnom timu jedne proizvodne firme psihološka sigurnost bila je povezana s učenjem u timu, a učenje je bilo posrednik između psihološke sigurnosti i učinka tima. Prema autorki, rezultati govore u prilog tome da ishode tima oblikuju i zajednička uvjerenja i strukture, kao što su podrška iz organizacije i podučavanje (engl. coaching) vođe tima.

Ta sigurnost se gradi u malim stvarima: kad neko stane iza kolege u sukobu, kad lider kaže „moja greška“, kad se nečiji rad pohvali javno, kad junior dobije prostor da predloži rješenje, kad neko pita „Je li ti treba pomoć?“, a nije formalno zadužen. To je naša procjena. Kako takve odnose graditi iz sedmice u sedmicu, opisali smo u vodiču o tome kako stvoriti jak tim.

Zašto timski osvrt?

Naša preporuka: dogovor s radionice nosite dalje kroz timski osvrt (engl. debrief). Prema metaanalizi Tannenbauma i Cerasolija (Human Factors, 2013), osvrt sistematizuje razmišljanje, razgovor i postavljanje ciljeva da bi se učilo iz iskustva. U 46 uzoraka s ukupno 2.136 učesnika osvrti su učinkovitost u prosjeku poboljšali za oko 25% u odnosu na kontrolnu grupu, slično za timove i pojedince, u simulacijama i u stvarnom radu. Autori osvrt opisuju kao razmjerno jeftinu i brzu intervenciju.

Naša preporuka za sedmice poslije radionice:

1. Isti ili sljedeći dan pošaljite zapisan dogovor: ko šta radi, šta se mijenja i kada provjeravate.
2. Na sedmičnom sastanku odvojite deset minuta za dogovor: šta radi, a šta ne.
3. Poslije svakog većeg zadatka postavite tri pitanja: šta je išlo dobro, šta nije i šta sljedeći put radimo drugačije.

Ko je odgovoran za timski duh?

Svi, ali ne podjednako. Lideri postavljaju ton: kako reaguju na greške, kako slušaju, kako raspodjeljuju priznanja. HR gradi sistem: jasne uloge, povratnu informaciju, alate za komunikaciju. Timovi grade praksu: kako se ponašaju kad kamera nije upaljena i kad šef nije prisutan. Ako jedno od toga zakaže, timski duh se gubi, bez obzira na zabavne aktivnosti. Odgovornost za tim ostaje na menadžeru, ne na agenciji koja organizuje izlet. To je naša procjena. Više o tome u temi Organizacijska kultura.

Kako uključiti sve?

Naša preporuka, ne nalaz istraživanja:

• Alkohol neka ne bude u središtu. Ponudite jednako dobra bezalkoholna pića i ne komentarišite ko šta pije.
• Porodične obaveze: radni dio držite u radnom vremenu i najavite ga rano, a vikend ili noćenje planirajte samo uz dogovor s timom.
• Zdravlje i fizička ograničenja: birajte aktivnosti u kojima svi mogu ravnopravno učestvovati, a za fizički dio ponudite jednako vrijednu ulogu bez napora, bez traženja objašnjenja.
• Ishrana, post i praznici: pitajte unaprijed i vodite računa o njima pri izboru datuma i jelovnika.
• Smjene i rad od kuće: izaberite termin u koji mogu doći svi.

Dobrovoljno ili obavezno?

Naša preporuka: aktivnost koja je dio posla (radionica o ulogama, ciljevima ili načinu rada) organizujte u radnom vremenu. Druženje poslije neka bude zaista dobrovoljno: bez spiska prisutnih, bez komentara o onima koji nisu došli i bez posljedica za ocjenu rada.

Zakoni o radu u BiH teambuilding ne spominju. U FBiH radno vrijeme je „vremenski period u kojem je radnik, prema ugovoru o radu, obavezan obavljati poslove za poslodavca“ (Zakon o radu FBiH, član 35. stav 1.). U Republici Srpskoj to je vrijeme u kojem je radnik obavezan da obavlja poslove prema uputstvima poslodavca, na mjestu gdje se njegovi poslovi obavljaju ili drugom mjestu koje odredi poslodavac (Zakon o radu Republike Srpske, član 56. stav 1.), a prema stavu 4. istog člana „Vrijeme koje radnik provede obavljajući poslove po pozivu poslodavca smatra se radnim vremenom, nezavisno od toga obavlja li ih u mjestu koje je odredio poslodavac ili u mjestu koje je odabrao radnik.“ Slično stavu 1. glasi član 45. Zakona o radu Brčko distrikta BiH. Da li je obavezno okupljanje van radnog vremena radno vrijeme, zakoni izričito ne kažu; za konkretan slučaj pitajte pravnika. Ovo je pregled zakonskih odredbi, ne pravni savjet.

Koliko novca i na šta ga potrošiti?

Podatke o tome koliko firme u BiH troše na teambuilding nismo našli, kao ni istraživanje o njegovom učinku na zaposlenima u BiH. Naša preporuka:

• dio budžeta odvojite za pripremu i za praćenje poslije, ne samo za prostor i hranu;
• za radni dio često je dovoljno pola dana u vlastitom prostoru, a putovanje ima smisla kad je druženje cilj;
• vanjskog voditelja angažujte kad ljudi ne vjeruju da smiju otvoreno govoriti pred šefom;
• timski osvrt na redovnom sastanku ne košta ništa osim vremena.

Kako znati da je uspjelo?

Naša procjena: dobra ocjena izleta još ne znači da se tim promijenio, jer, kako upozoravaju Shuffler i saradnici, ocjena samo po reakcijama učesnika ponekad ne može pokazati da li su se timski procesi i učinak zaista poboljšali. Metaanaliza McEwana i saradnika računala je promjenu od mjerenja prije do mjerenja poslije obuke; da li poboljšanja traju, autori navode kao otvoreno pitanje.

Naša preporuka:

1. Prije aktivnosti izaberite dva ili tri pokazatelja vezana za problem, na primjer koliko puta mjesečno zadatak zapne jer nije jasno ko ga radi.
2. Timu postavite iste tri do pet izjava prije, mjesec dana poslije i tri mjeseca poslije, s ocjenom od 1 do 5. Na primjer: „Znam ko u timu odgovara za koji zadatak.“
3. Pitajte i one koji rade s timom: kolege iz drugih odjela ili klijente. U metaanalizi McEwana i saradnika poboljšanje timskog rada bilo je veće kad su ga procjenjivali drugi, na primjer stručnjaci koji ocjenjuju ponašanje tima, nego kad su ga procjenjivali sami članovi, a oba načina pokazala su poboljšanje.
4. Ako se za tri mjeseca ništa ne pomakne, ne ponavljajte istu aktivnost, nego ponovo pitajte tim šta ga koči.

Lista za provjeru

Izvor: naš sažetak vodiča, ne nalaz istraživanja. Ako tim svaki dan ima povjerenje i sigurnost, teambuilding je dodatak. Ako ih nema, jedan dan van kancelarije neće ih zamijeniti. To je naša procjena.