Navike za bolji rad: šta istraživanja pokazuju, a šta je mit

Ukratko: Učinak na poslu mjerljivo poboljšavaju konkretni i zahtjevni ciljevi uz praćenje napretka, a bolji san ide uz bolji učinak. Mit je da navika nastaje za tačan broj dana (u istraživanju na studentima procjena modela bila je od 18 do 254 dana) i da je SMART nalaz istraživanja. Programi ishrane i kretanja na poslu češće su smanjili izostanke nego povećali učinak.

Vodič je za zaposlene, vođe timova i menadžere. Za svaku naviku piše šta je istraživanje mjerilo i na kome, a savjeti i procjene koje nijedno istraživanje ne mjeri nose oznaku „Naša preporuka“ ili „Naša procjena“.

Koliko traje dok nešto postane navika?

Nastanak navika u svakodnevnom životu pratili su Phillippa Lally i saradnici s University College London (European Journal of Social Psychology, 2010). Učestvovalo je 96 dobrovoljaca, uglavnom studenata postdiplomskog studija, prosječne starosti 27 godina. Svako je izabrao jedno zdravo ponašanje, najčešće u ishrani, pijenju ili vježbanju, na primjer komad voća uz ručak ili 15 minuta trčanja prije večere, i pokušao ga raditi svaki dan u istoj situaciji, 84 dana. Koliko ponašanje ide samo od sebe, učesnici su svaki dan procjenjivali u upitniku.

Dovoljno podataka za analizu dala su 82 učesnika, a model rasta navike dobro je opisao podatke za 39 njih. Za tu grupu procjena modela je da je automatizam dosegao 95% svog najvišeg nivoa za 66 dana (medijan), uz raspon od 18 do 254 dana. Praćenje je trajalo 84 dana, pa su duža vremena procjena krivulje, ne izmjereni dani.

Jedan propušten dan nije bitno uticao na nastanak navike. Autori ističu i da u ovom istraživanju, iako su svi učesnici htjeli novu naviku, otprilike polovina ponašanje nije ponavljala dovoljno redovno da bi postalo navika.

Ograničenje: mjerene su zdravstvene navike studenata, po njihovoj procjeni, a ne radni zadaci zaposlenih. Prenos na navike na poslu je naša procjena, ne nalaz istraživanja.

Pomaže li plan „ako, onda“?

Naša preporuka: navika neka ima okidač koji se na poslu dešava jednom dnevno (dolazak za sto, prva kafa, kraj jutarnjeg sastanka) i neka bude zapisana kao plan „ako, onda“, na primjer: ako sjednem za sto, prvo zapišem najvažniji zadatak dana.

Paschal Sheeran, Olivia Listrom i Peter Gollwitzer su u meta-analizi iz 2024. (European Review of Social Psychology) sabrali 642 testa takvih planova: učinak na ostvarenje ciljeva je pouzdan, ali po uobičajenim mjerilima mali (d = 0,36), a autori upozoravaju na izraženu pristrasnost objavljivanja. Samo 23 testa rađena su s uzorcima iz radnog okruženja, i tu je učinak bio mali (d = 0,26).

Ciljevi: šta je provjereno, a šta je SMART?

Edwin Locke i Gary Latham su u pregledu 35 godina istraživanja o ciljevima (American Psychologist, 2002) napisali da su konkretni i zahtjevni ciljevi dosljedno vodili boljem učinku nego poziv ljudima da daju sve od sebe. Istraživanja koja pregledaju rađena su u laboratoriji, u simulacijama i na terenu. Da bi ciljevi djelovali, ljudima treba povratna informacija o tome koliko su blizu cilja.

Isti rad navodi i izuzetak: kad je zadatak za nekoga složen, poziv da da sve od sebe ponekad vodi boljoj strategiji nego konkretan i zahtjevan cilj učinka. Autori tada predlažu konkretne i izazovne ciljeve učenja, na primjer da se otkrije određen broj različitih načina da se zadatak savlada.

Odakle je SMART?

SMART nije nalaz istraživanja. Skraćenicu je predložio konsultant George T. Doran u članku od dvije stranice u časopisu Management Review (novembar 1981., str. 35 i 36): to je savjet menadžerima kako da pišu ciljeve, bez podataka i bez istraživanja. Slova kod njega znače: konkretan (specific), mjerljiv (measurable), dodijeljen nekome (assignable, ko će to uraditi), realan (realistic) i vremenski određen (time-related).

Doran je napisao i da kriteriji ne znače da svaki cilj na svakom nivou upravljanja mora biti izražen brojem, niti da će svaki cilj imati svih pet osobina, ali da su ciljevi to bolji što su bliže tim kriterijima. Verzija sa slovima za „ostvariv“ i „relevantan“ nije iz njegovog članka.

Christian Swann i saradnici su u kritičkom pregledu literature (Health Psychology Review, 2022) o ciljevima za fizičku aktivnost zaključili da SMART nije zasnovan na naučnoj teoriji i da nije u skladu s dokazima o postavljanju ciljeva. To je pregled i kritika, ne novo istraživanje.

Kod „realnih“ ili „ostvarivih“ ciljeva pazite: u pregledu Lockea i Lathama najzahtjevniji ciljevi vodili su najvećem trudu i učinku, a učinak je stao ili pao tek kad su ljudi došli do granice svojih sposobnosti ili odustali od cilja.

Kako napisati cilj za sebe ili tim?

Naša preporuka, iz oba izvora:

• Šta tačno: jedan ishod koji se može provjeriti, a ne „bolja komunikacija“.
• Koliko zahtjevno: teže od onoga što već lako postižete, ali u granicama znanja i vremena koje imate.
• Ko i do kada: ime osobe i datum (Doranovo „assignable“ i „time-related“).
• Kako pratite napredak: broj ili znak koji gledate svake sedmice, da se vidi koliko ste blizu cilja.

San: šta je mjereno i šta to znači za posao?

Alexandra Henderson i Kristin Horan su u meta-analizi o snu i radnom učinku (Journal of Organizational Behavior, 2021) našle pozitivnu vezu između sna i učinka na poslu. Jačina veze zavisila je, između ostalog, od toga da li je mjerena količina ili kvalitet sna, koja vrsta učinka (radni zadaci, pomaganje izvan opisa posla ili štetno ponašanje na poslu) i da li je istraživanje rađeno u laboratoriji ili na terenu. Sažetak govori o vezi, pa iz njega ne slijedi koliko bolji san sam po sebi podiže učinak.

Šta kad sna nema dovoljno?

Šta nedostatak sna radi pažnji, pokazuje meta-analiza Juliana Lima i Davida Dingesa (Psychological Bulletin, 2010): 70 radova sa 147 kognitivnih testova poslije kratkotrajnog potpunog izostanka sna (kraće od 48 sati). Najveći učinak bio je na propuste u jednostavnoj pažnji, a najmanji, i statistički neznačajan, na tačnost rasuđivanja. To su testovi poslije potpunog izostanka sna, ne istraživanja na poslu. Naša procjena: nedostatku sna najviše su izloženi poslovi u kojima se ne smije propustiti signal, kao vožnja ili nadzor.

Američka akademija za medicinu spavanja i Društvo za istraživanje sna u zajedničkom stavu iz 2015. preporučuju odraslima redovno sedam ili više sati sna. Spavanje kraće od sedam sati povezuju, između ostalog, sa slabijim učinkom, većim brojem grešaka i većim rizikom od nesreća. Ko se brine da spava premalo ili previše, neka razgovara s ljekarom.

Naša preporuka za vođe timova: ne očekujte odgovore na poruke kasno uveče i ne zakazujte važne odluke odmah poslije noćne smjene ili puta preko noći.

Kretanje: šta programi na poslu zaista mijenjaju?

Svjetska zdravstvena organizacija u smjernicama iz 2020. (opis smjernica u British Journal of Sports Medicine) preporučuje odraslima od 150 do 300 minuta umjerene ili od 75 do 150 minuta intenzivne aerobne aktivnosti sedmično, ili kombinaciju, uz redovne vježbe snage i manje sjedenja. Smjernice naglašavaju da je i malo kretanja bolje nego ništa.

Prema informativnom listu SZO-a iz juna 2024., tu preporuku (najmanje 150 minuta umjerene ili 75 minuta intenzivne aktivnosti sedmično, ili kombinaciju) ne dostiže oko trećina odraslih u svijetu (31%). To je dobno standardizovana procjena za 2022. za odrasle od 18 godina, iz anketa u kojima su ljudi sami prijavljivali aktivnost (Strain i saradnici, The Lancet Global Health, 2024, rad na koji se list poziva).

Šta pokazuju programi na radnom mjestu?

Vicki Conn i saradnici su u meta-analizi programa kretanja na radnom mjestu (American Journal of Preventive Medicine, 2009) sabrali objavljena i neobjavljena istraživanja od 1969. do 2007., s približno 38.231 učesnikom. U prosjeku su programi imali statistički značajan učinak u korist zaposlenih na fizičku aktivnost i kondiciju, a od ishoda vezanih za posao na dolazak na posao i na stres na poslu. Učinci su se jako razlikovali među istraživanjima, pa autori zaključuju da neki programi mogu poboljšati i zdravlje i ishode na poslu. Radni učinak nije među ishodima u sažetku.

Sistematski pregled Aikaterini Grimani i saradnika (BMC Public Health, 2019) obuhvatio je 39 randomizovanih i nerandomizovanih kontrolisanih istraživanja programa ishrane i kretanja na poslu koji su mijenjali i radno okruženje ili organizaciju posla. Statistički značajnu promjenu nekog ishoda na poslu imalo je 14 istraživanja: sedam kod izostanaka s posla, dva kod radnog učinka, tri kod radne sposobnosti, jedno kod produktivnosti i jedno kod radne sposobnosti i produktivnosti zajedno. Autori zaključuju da se na ishode na poslu može uticati, posebno na izostanke.

Naša procjena: od programa na poslu realnije je očekivati manje izostanaka nego veći učinak. Naša preporuka: kretanje uvodite prvo zbog zdravlja, a firma koja uvodi takav program neka unaprijed odredi šta mjeri, na primjer izostanke prije i poslije. Za zaposlene u BiH istraživanja o snu ili kretanju i radnom učinku nismo našli.

Plan dana, fokus i odlaganje

Fokus. Rad na jednom zadatku, bez obavijesti i stalnog provjeravanja telefona, opisan je u vodiču o dubokom radu i digitalnim ometanjima.

Plan dana. Kako složiti dan po važnosti zadataka i koliko vremena posao zaista traži, objašnjava vodič o upravljanju vremenom.

Odlaganje. Šta pomaže kad se važan zadatak stalno pomjera za sutra, piše u vodiču o prokrastinaciji.

Učenje uz posao. Ako vam je nova navika učenje, vodič o mikroučenju kaže šta 15 minuta dnevno može, a šta ne može.

Lista za provjeru

Naša preporuka za prvih 12 sedmica, koliko je trajalo istraživanje Lally i saradnika:

1. Jedna nova navika koju još ne radite, zapisana kao plan „ako, onda“, s okidačem koji se na poslu dešava jednom dnevno.
2. Svaki dan u kalendaru oznaka da li ste je uradili; propušten dan znači samo da nastavljate sutra.
3. Cilj s imenom osobe, datumom i znakom napretka koji gledate svake sedmice.
4. Raspored koji ostavlja sedam ili više sati za san.
5. Kratka šetnja poslije dužeg sjedenja i plan za bar 150 minuta umjerene aktivnosti sedmično.
6. Poslije 12 sedmica: ide li navika bez razmišljanja? Ako je radite redovno, a još ne ide sama, nastavite: kod otprilike polovine učesnika s dobrim modelom procjena je bila duža od 66 dana, a najduža 254 dana. Ako je ne uspijevate raditi redovno, smanjite je ili promijenite okidač.

Mit ili nalaz?

Izvori: Lally i saradnici 2010, Doran 1981 (Management Review, novembar 1981., str. 35 i 36), Swann i saradnici 2022, Locke i Latham 2002 i Grimani i saradnici 2019. Tvrdnje u lijevoj koloni su naše formulacije čestih savjeta.

Ostali tekstovi o radnim navikama su u temi Produktivnost i upravljanje vremenom.