Multitasking na poslu: kada šteti i kako raditi zadatak po zadatak

Ukratko: Multitasking šteti kad oba zadatka traže pažnju. U eksperimentima prebacivanje između zadataka košta vremena, prekidi donose više stresa, a razgovor telefonom u vožnji smanjuje opažanje i bez ruku; slušanje radija u simuliranoj vožnji nije smetalo. Naša preporuka: blokovi vremena za jedan zadatak, zapis gdje ste stali i dogovor u timu o prekidima.

Vodič je za zaposlene, vođe timova i menadžere u firmama u BiH. Gdje istraživanja nema, uz savjet piše da je naš. Istraživanje o multitaskingu na poslu u BiH nismo našli. Ostale tekstove o organizaciji rada naći ćete u temi Produktivnost i upravljanje vremenom.

Šta se dešava kad radite dvije stvari odjednom?

Multitasking na poslu obično izgleda ovako: pišete izvještaj i odgovarate na poruke, ili slušate sastanak i šaljete e-mailove. Psiholozi to proučavaju na dva načina: kao prebacivanje, kad pažnja „skače“ s jednog zadatka na drugi i mora se vratiti tamo gdje je stala, i kao dva zadatka u isto vrijeme, na primjer vožnju i razgovor. U eksperimentima opisanim ispod oba načina imala su cijenu kad su oba zadatka tražila pažnju.

Joshua Rubinstein, David Meyer i Jeffrey Evans opisali su četiri eksperimenta sa studentima Univerziteta Michigan u SAD-u (Journal of Experimental Psychology, 2001; ukupno 108 studenata, zbir je naš). Učesnici su razvrstavali geometrijske oblike po različitim pravilima ili rješavali računske zadatke, nekad isti zadatak zaredom, a nekad dva naizmjenično. Naizmjeničan rad bio je sporiji. Kašnjenje je raslo kad su pravila bila složenija, a smanjivalo se kad je znak na ekranu pokazivao koji zadatak slijedi. Prema autorima, čini se da se pravila nepoznatog zadatka sporije uključuju kad na njega prelazite s poznatog nego obrnuto.

Taj trošak mjeren je u milisekundama: u prosjeku od 614 do 1.096 milisekundi po prebacivanju, zavisno od eksperimenta, dakle od oko pola sekunde do nešto više od sekunde. Rad ne mjeri koliko vremena zaposleni gubi u radnom danu. Naša procjena: posao s mnogo prebacivanja plaća taj trošak svaki put, a uz njega i vrijeme da se sjetite gdje ste stali, pa je jedan složen zadatak urađen bez prekida obično brži od dva koja se smjenjuju.

Zašto misli ostaju na prethodnom zadatku?

Sophie Leroy taj trag zove ostatak pažnje (attention residue). U dva eksperimenta (Organizational Behavior and Human Decision Processes, 2009; sažetak ne kaže ko su bili učesnici) ljudi su teško odvajali pažnju od nedovršenog zadatka, pa su sljedeći zadatak radili lošije. Samo završiti prvi zadatak nije bilo dovoljno za dobar prelazak: pomoglo je kad su ga završavali pod vremenskim pritiskom, i tada su bolje radili sljedeći.

U kasnijem radu Sophie Leroy i Theresa Glomb proučavale su prekide (Organization Science, 2018; četiri studije, a sažetak ne kaže ko su bili učesnici). Kad ljudi očekuju da će se prekinutom poslu vratiti pod vremenskim pritiskom, teže se posvete zadatku koji ih je prekinuo i rade ga lošije. Pomoglo je kratko razmisliti o povratku i isplanirati ga (plan „spreman za povratak“): ostatak pažnje bio je manji, a rad na novom zadatku nije trpio.

Šta prekidi rade poslu?

Gloria Mark, Daniela Gudith i Ulrich Klocke dali su kancelarijski zadatak u laboratoriji, odgovaranje na e-mailove, grupi od 48 učesnika, većinom studenata u Njemačkoj (konferencija CHI, 2008). Isti ljudi radili su i bez prekida i s prekidima svake dvije minute, telefonom ili porukom. S prekidima su završavali brže, a broj grešaka se nije razlikovao, što su i autori nazvali iznenađenjem. Najduže e-mailove pisali su kad nije bilo prekida, a s prekidima su prijavili više stresa, frustracije, vremenskog pritiska i truda.

Autori to tumače tako da ljudi prekide nadoknađuju bržim radom, a cijenu plaćaju stresom. To je laboratorija i kratak zadatak, ne cijeli radni dan. Naša procjena: kad tim brzo odgovara na svaku poruku, to još ne znači da radi dobro, jer je u ovom eksperimentu brzina došla zajedno sa stresom.

Prekidi u firmi ne dolaze samo od telefona, nego i od kolega i šefova. Leslie Perlow devet mjeseci je pratila tim softverskih inženjera (Administrative Science Quarterly, 1999). Inženjeri su teško završavali svoj dio posla jer su ih drugi stalno prekidali, a krizni način rada i nagrađivanje pojedinačnog „herojstva“ održavali su takve navike. Kad je Perlow s timom uvela vrijeme bez prekida, većina od 17 članova tima svoju je produktivnost u tim fazama ocijenila iznad prosjeka, ali kad je studija završila, inženjeri su se vratili starim navikama. To je kvalitativna studija jednog tima, ne mjerenje u mnogo firmi.

Da li su ljudi koji stalno koriste više medija bolji u tome?

Eyal Ophir, Clifford Nass i Anthony Wagner upitnikom su izmjerili koliko 262 studenta koriste više medija odjednom (PNAS, 2009). Zatim su u eksperimentima, s 15 do 22 studenta u grupi (rad je nastao na Univerzitetu Stanford u SAD-u), poredili one koji to rade najviše i najmanje. Teške medijske multitaskere lakše je ometalo ono što je nevažno, u okolini i u pamćenju, i lošije su prelazili s jednog zadatka na drugi. Autori pišu o vezi, a pitanje šta je uzrok, a šta posljedica, ostavljaju otvorenim.

Šta su pokazala kasnija istraživanja?

Wisnu Wiradhany i Mark Nieuwenstein ponovili su testove (Attention, Perception, & Psychophysics, 2017): od 14 testova samo je pet pokazalo veću ometenost ljudi s više medijskog multitaskinga. U njihovoj meta-analizi 39 rezultata veza je bila slaba, a poslije ispravke za učinak malih studija više nije bila statistički značajna.

Douglas Parry i Daniel le Roux objedinili su 118 mjerenja i našli malu ukupnu vezu (Cyberpsychology, 2021). Zaključili su da deset godina poslije prvog rada nismo bliže razumijevanju te veze. Melina Uncapher i Anthony Wagner u preglednom radu (PNAS, 2018) pišu da više dokaza govori o slabijim rezultatima teških multitaskera u nizu kognitivnih područja, ali da mnoge studije razliku ne nalaze i da smjer uzroka nije poznat.

Ima li ljudi kojima dvostruki zadatak ne smeta? Jason Watson i David Strayer testirali su 200 ljudi u simulatoru vožnje uz zahtjevan slušni test radne memorije (Psychonomic Bulletin & Review, 2010). Velika većina radila je lošije kad je radila oboje, a bez ikakvog pada bilo je 2,5% učesnika. Naša preporuka: ne polazite od toga da ste vi izuzetak.

Kada dvije stvari odjednom mogu ići?

Stari savjet da se jednostavne, automatske radnje mogu spojiti, kao slušanje podcasta dok vježbate, ima djelimično uporište u istraživanjima. David Strayer i William Johnston u simuliranom zadatku vožnje nisu našli pad kad su učesnici slušali radio ili audio-knjigu (Psychological Science, 2001). Razgovor telefonom bio je drugačiji: i s telefonom u ruci i bez ruku učesnici su dvostruko češće propuštali saobraćajne signale u simulaciji i sporije reagovali na one koje su vidjeli.

Naša procjena: dvije stvari idu zajedno kad jedna od njih ne traži da odgovarate, odlučujete ili pamtite, a druga je nešto što dobro znate. Čim obje traže razmišljanje, kao praćenje sastanka i pisanje e-maila, jedna od njih obično trpi: lako propustite važnu informaciju ili pošaljete e-mail s greškom.

Izvori: Strayer i Johnston 2001, Caird i saradnici 2018; redovi bez izvora i kolona s preporukom su naša procjena.

Zašto je telefon u vožnji poseban slučaj?

Donald Redelmeier i Robert Tibshirani pregledali su po računima pozive 699 vozača iz Toronta u Kanadi koji su imali sudar sa znatnom materijalnom štetom, bez povrijeđenih, na dan sudara i u sedmici prije (New England Journal of Medicine, 1997). Rizik sudara za vrijeme poziva bio je oko četiri puta veći nego kad telefon nije korišten, a telefon bez ruku nije bio sigurniji od telefona u ruci.

Novija meta-analiza Jeffa Cairda i saradnika obuhvata 93 studije sa 106 eksperimenata i 4.382 učesnika (Human Factors, 2018). Razgovor telefonom u ruci ili bez ruku doveo je do sporijih reakcija, slabijeg opažanja i više sudara u eksperimentima; sličan obrazac imao je razgovor s putnikom u vozilu, a biranje broja imalo je velik učinak na mnoga mjerenja.

Naša preporuka za menadžere: ne očekujte da vozač ili terenski radnik odgovara na poziv u vožnji. Dogovorite da se javi kad parkira.

Šta kaže zakon u BiH?

Zakon o osnovama sigurnosti saobraćaja na putevima u BiH (državni zakon, donijela ga je Parlamentarna skupština BiH), član 33. stav (1), prema izmjenama iz 2017. („Službeni glasnik BiH“ 8/17, tekst izmjena), vozaču u vožnji zabranjuje mobilni telefon ako nema ili ne koristi opremu za razgovor bez ruku. Prema prečišćenom tekstu zakona s izmjenama do 2026. (Paragraf; to je prečišćen tekst, ne službeno glasilo), taj stav se poslije nije mijenjao. Isti stav vozaču zabranjuje i „druge radnje koje ometaju njegovu pažnju pri upravljanju vozilom“.

Po stavu (2) istog člana vozilo je „u kretanju“ i kad je zaustavljeno zbog saobraćajnog znaka ili semafora, znaka ili naredbe policajca ili drugog ovlaštenog lica, propuštanja vozila s pravom prvenstva i u drugim slučajevima kad vozač mora zaustaviti vozilo na kolovozu. Po našem čitanju, telefon u ruci na semaforu ili u koloni zato je i dalje prekršaj.

Kolika je kazna i šta važi za bicikl i motocikl?

Od 27. maja 2026. vozač koji telefon koristi protivno članu 33. kažnjava se novčanom kaznom od 200 do 400 KM (novi član 235a, „Službeni glasnik BiH“ 35/26, tekst izmjena; izmjene su objavljene 19. maja 2026. i na snazi su osmog dana od objave, datum je naša računica). Ako je takvim prekršajem izazvana saobraćajna nesreća, kazna je od 400 do 2.000 KM, uz zabranu upravljanja vozilom od jednog do šest mjeseci i dva kaznena boda (stav (2) istog člana). Do tada je kazna bila od 100 do 300 KM.

Vozaču automobila zakon dozvoljava razgovor s opremom bez ruku, a istraživanja iznad pokazuju da ni on nije bez rizika. Vozaču bicikla, mopeda, lakog motocikla i motocikla član 100. tačka 8. zabranjuje upotrebu mobilnog telefona, i tu izuzetka za opremu bez ruku nema. Ovo je pregled zakonskih odredbi, ne pravni savjet.

Kako raditi jedan zadatak u isto vrijeme?

Koraci ispod su naša preporuka; gdje se oslanjaju na istraživanje, to piše.

1. Odredite šta je danas prvo. Zapišite dva ili tri zadatka po važnosti i radite ih jedan po jedan, na papiru ili u alatu kao što je Trello.
2. Dajte zadatku termin. Za složen zadatak rezervišite blok od sat ili dva u kalendaru (Outlook, Google Calendar) i u tom bloku radite samo njega. Više o blokovima vremena piše u vodiču o upravljanju vremenom.
3. Kraći ciklusi, ako vam pomažu. Pomodoro tehnika dijeli rad na 25 minuta i kratku pauzu, pa je lakše ostati na jednom zadatku do kraja ciklusa.
4. Isključite obavijesti za vrijeme bloka. Telefon u drugu sobu ili na nečujno, e-mail i poruke zatvoreni. Kako urediti obavijesti i ekran, piše u vodiču o fokusu i digitalnim distrakcijama.
5. Prije prelaska zapišite gdje ste stali. Jedna rečenica: šta je urađeno i koji je sljedeći korak. Leroy i Glomb mjerile su kratko planiranje povratka; zapis je naš prijedlog kako to uraditi.
6. Velik zadatak podijelite. Kad zadatak ima jasne manje korake, lakše ga je raditi u blokovima i lakše se vratiti poslije prekida. Kako ga podijeliti, piše u vodiču o malim zadacima.
7. Na sastanku pratite samo sastanak. Laptop zatvoren, e-mail poslije.
8. Skupite sitne poslove. Poruke i e-mail provjeravajte u dva ili tri dogovorena termina dnevno, ne na svaki zvuk, osim ako vam je posao upravo to.

Šta može menadžer koji šalje mnogo zahtjeva?

Prekidi u timu mogu dolaziti i odozgo: pet poruka u sat vremena, „samo jedno pitanje“, nov hitan zadatak usred starog. U studiji Leslie Perlow vrijeme bez prekida nije potrajalo, a autorica to objašnjava time što su krizni način rada i nagrade za pojedinačno „herojstvo“ ostali isti. Naša preporuka za menadžere:

• Skupite pitanja za istu osobu u jednu poruku ili kratak razgovor u dogovoreno vrijeme.
• Recite šta je hitno i do kada. Neka hitno znači poziv, a sve ostalo poruka ili e-mail s rokom.
• Dogovorite s timom vrijeme bez sastanaka i poziva, na primjer dva jutra sedmično, i poštujte ga i sami.
• Kad dajete nov zadatak, recite koji stari može čekati. Kako menadžer kaže „ne“ i čuva prioritete tima, piše u posebnom vodiču.
• Postavite realne rokove i ne ocjenjujte ljude po brzini odgovora na poruke, nego po urađenom poslu.
• Ako uvodite vrijeme bez prekida, promijenite i ono što se nagrađuje: pohvala samo za spašavanje u zadnji čas vraća stare navike.

Lista za provjeru

Lista sažima naše preporuke iz ovog vodiča.

• Znam koji mi je zadatak danas prvi i imam za njega termin u kalendaru.
• U bloku za složen zadatak obavijesti su isključene.
• Prije prelaska na drugi posao zapišem šta je urađeno i šta je sljedeći korak.
• Dvije stvari radim zajedno samo kad jedna ne traži razmišljanje.
• Ne telefoniram u vožnji, ni bez ruku, i ne zovem kolege za koje znam da voze.
• Kao menadžer skupljam pitanja, kažem šta je hitno i čuvam timu vrijeme bez prekida.